e-Mail: Odpovede sa odkladajú

E-mail je štandardným a dlhodobo dominantným nástrojom v podnikovej komunikácii. Objem pracovných mailov sa každým rokom zvyšuje, čo kladie stále väčšie nároky na firemných používateľov. Buď musia venovať viac času spracovávaniu prichádzajúcich mailov, alebo na niektoré z nich odpovedajú s veľkým oneskorením alebo vôbec. To sa potom môže prejaviť napríklad v oneskoreniach projektov, dlhších časoch spracovania obchodných prípadov alebo stratených obchodných príležitostiach.

Podľa prieskumu medzi českými a slovenskými partnermi GFI Software veľká časť zamestnancov odkladá odpovede na pracovné emaily, pričom 37 % z nich zvyčajne odpovedá najskôr nasledujúci deň. Viac ako tri štvrtiny tak robia preto, že sú v práci veľmi zaneprázdnení.

Medzi najzaujímavejšie zistenia z prieskumu patria:

• 16 % respondentov uviedlo, že na pracovné emaily odpovedá v priemere do 15 minút, 47 % odpovedá do niekoľkých hodín a 37 % odpovedá za viac ako jeden deň.

• 80 % respondentov uviedlo, že hlavným dôvodom oneskorenia je to, že sú zaneprázdnení v práci, 41 % chce starostlivo premyslieť svoju odpoveď a 27 % často na e-mail zabudne.

• Odpoveďou na nezodpovedaný dôležitý e-mail je čo najskôr zavolať príjemcovi (25 %), počkať do nasledujúceho dňa a potom poslať pripomienku (53 %) alebo nechať termín odpovede na príjemcovi (20 %).

Spoločnosti a organizácie preto hľadajú spôsoby, ako skrátiť čas, ktorý ich zamestnanci venujú vybavovaniu pošty bez toho, aby stratili obchodné príležitosti. Stále viac z nich sa zaujíma o automatizáciu odpovedí pomocou umelej inteligencie, ktorá umožňuje zamestnancom rýchlo vybavovať jednoduché, rutinné dotazy, akými sú informácie o produktoch, a sústrediť sa na zložitejšie, hodnotnejšie prípady, ktoré vyžadujú ľudskú pomoc, ako je napríklad vytváranie obchodných návrhov.