Manipulácia, obeh dokumentov, ich evidencia, pripomienky, schvaľovanie a nakoniec aj archivácia sú činnosti, ktoré vyžadujú spoluprácu niekoľkých osôb, často vzdialených od svojho tradičného miesta v kancelárii, pretože dnes je kanceláriou v podstate akékoľvek miesto na zemi s internetovým signálom. Ak teda chceme využiť digitalizáciu na zjednodušenie práce, musíme podľa RICOH Slovakia najskôr skrotiť procesy, ktoré sa za tou prácou skrývajú.
Na trhu sú už softvérové riešenia usmerňujúce tok dokumentov a automatickým triedením podľa ich obsahu. Napríklad faktúry sa automaticky zaevidujú, prípadne uložia a vyzvú príslušného schvaľovateľa na jeho vyjadrenie. Zautomatizovať je možné aj evidenciu rôznych účtovných dokladov ako platby za ubytovanie, parkovanie a iné, ktoré môže ktokoľvek zo spoločnosti jednoduchým vyfotografovaním cez mobilný telefón zaslať na vybratú emailovú adresu a viac sa už oň nestarať. Zaujímavá je aj práca so zmluvami, kde sa okrem klasickej evidencie stráži a upozorňuje na končiacu platnosť. Samozrejmosťou je história všetkých vyjadrení dotknutých strán, prepojenie so všetkými relevantnými prílohami, dodatkami a faktúrami. Príjemnou funkciou je inteligentné vyhľadávanie, ktoré vďaka jednoduchej klávesovej skratke vyhľadá akýkoľvek text označený napr. vo Worde, prehliadači alebo práve otvorenom PDF súbore.
