Nasadzovanie nových technológií by malo iniciovať predovšetkým výkonné vedenie spoločnosti. To by malo mať jasnú víziu o tom, kam chce firma smerovať, a čo chce v budúcnosti dosiahnuť. „Pri tejto úlohe nie je podstatné to, či má CEO prehľad o dnešných technických možnostiach. Dôležitejšie sú nápady a prístup zhora nadol – od vízie po spôsob, akým sa dajú uskutočniť“, upozorňuje Eduard Gers. Hoci sú obavy zo zlyhania prirodzené, nemali by zabrzdiť úsilie o dosiahnutie úspechu. Most medzi technickým svetom a biznisom by mal tvoriť digitálny tím. Firmy, ktoré sú v digitálnej transformácii úspešné, obvykle disponujú práve takýmito tímami, ktoré pôsobia naprieč celou spoločnosťou. Ich súčasťou musia byť inovatívni ľudia, ktorí sa neboja nových vecí a najmä analytici, ktorí sú schopní zadefinovať požiadavky biznisu tak, aby pri realizácii nedochádzalo k nedorozumeniam.
Pri plánovaní digitálnej transformácie je najdôležitejšie stanoviť si strategický cieľ. Digitalizácia by mala slúžiť na zrýchlenie a zefektívnenie procesov a otvoriť firme nové príležitosti na rozvoj. Nemá ísť primárne len o to, aby sa spoločnosť „zbavila papierov“, ako sa niektorí mylne domnievajú. No ak ide o digitalizáciu papierovej dokumentácie, cieľom je, aby táto v budúcnosti nevznikala a procesy prebiehali elektronicky. Zároveň platí, že na digitalizáciu sa treba dôkladne pripraviť. „V praxi sa však stretávame bohužiaľ až príliš často s tým, že spoločnosti zanedbávajú dôležitosť samotnej prípravy na projekt. Digitalizácia pozostáva zo série samostatných projektov, z ktorých každý má svoj cieľ, harmonogram, náklady a predovšetkým business case. Dobrá analýza by mala vytvoriť plán realizácie, ktorý bude firma schopná postupne napĺňať. Analýza by mala obsahovať konkrétne návrhy riešení tak, aby tieto mohli byť použité ako funkčné špecifikácie či už pre interný realizačný tím, alebo pre externého dodávateľa“, radí Gers. Práve s prípravou súvisí aj výber konkrétneho riešenia v rámci digitalizácie. Spoločnosť by nemala postupovať prvoplánovo. Napríklad nákladnejšia investícia do digitalizácie ručne vypĺňaných dokumentov neprinesie potrebný efekt, ak je celkovým cieľom digitalizácia celého procesu, kedy dokumenty vôbec nebudú vznikať.
Častým fenoménom, s ktorým sa odborníci stretávajú pri slovenských spoločnostiach, je odmietanie externej pomoci. Predovšetkým firmy bez skúseného tímu však na to môžu doplatiť: „Nie je, žiaľ, výnimkou, kedy sú finančne náročné projekty implementácie IT systémov neúspešné a musia sa opakovať často aj niekoľkokrát, pričom to firmy stojí státisíce eur. Nie každá z nich si však môže dovoliť zamestnávať kvalitných a skúsených biznisových analytikov. Vtedy je pre úspech projektu nevyhnutné angažovať vhodnú externú spoločnosť“, zdôrazňuje Gers. Pomôže posúdiť zámery, navrhne „best practices“, prípadne odporučí overené riešenia, ktoré minimalizujú riziko neúspechu. Treba pritom tiež myslieť na rozdielnu úroveň znalostí na strane firmy a na strane externého partnera. Tím na strane zákazníka je expertom na core biznis spoločnosti, tím na strane dodávateľa zasa na problematiku dodávaného riešenia. V ideálnom prípade sa tieto dva tímy vhodne dopĺňajú. No pokiaľ chceme docieliť ešte lepšiu minimalizáciu rizika neúspechu, dobrou praxou je zabezpečiť si tzv. Quality Assurance služby od odbornej firmy, ktorá bude stáť na strane zákazníka a sčasti tak zabezpečovať rovnováhu úrovne skúseností oboch tímov.
